Aushilfe Assistenz Arena KMU

Das erwartet dich

Aufgrund einer längeren Abwesenheit (Mutterschaftsschutz) im Projektportfolio Management Office (PMO) besteht von November 2026 bis Juni 2027 Bedarf an temporärer Unterstützung. deines Aufgabengebiets ist die Unterstützung eines 3-köpfigen Führungsteams im Projektportfolio. Du übernimmst organisatorische und administrative Tätigkeiten rund um Meetings, Workshops und Veranstaltungen und entlastest das Führungsteam in allen organisatorischen Belangen. Du bist in einer Linienorganisation Teil eines Teams von vier PMOs, die eng zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen

Das bewirkst du bei uns

Du unterstützt bei Meetings und Workshops und stellst die Vorbereitung (Terminfindung, Raumorganisation, Verpflegungsbestellungen, Erstellung und Versand von Einladungen, Agenda-Erstellung und Qualitätssicherung von Themen/Unterlagen) sicher. Bei der Durchführung der Meetings (Protokollierung von Entscheiden, Koordination mit Gästen, Unterstützung von Veranstaltungen vor Ort) bist Du massgeblich involviert. Weiter gehört die Nachbearbeitung (Organisation von Folgeterminen, Koordination und Nachverfolgung offener Punkte, Dokumentation und Weiterleitung von Entscheiden in relevante Gremien/Meetings sowie Pflege von Statusänderungen in Jira) auch zu Deinem Aufgabengebiet.

Du verfasst in Zusammenarbeit mit dem Führungsteam Kommunikationen per E-Mail oder Beiträge im Intranet für Mitarbeitende und Stakeholder im Projektportfolio.

Das bringst du mit

• Erfahrung in einer Supportrolle im Projektmanagement und/oder als Assistenz
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Gute Kenntnisse in Microsoft 365, Erfahrung mit Jira und Confluence von Vorteil
• Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Flexibilität bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten
• Gewohnheit im Umgang mit Zeitdruck
• Klare und adressatengerechte Kommunikation

Bei uns arbeiten

Auf dich wartet ein spannender Bereich und ein motiviertes Team. Dein Arbeitspensum ist 50% – 60% für die Zeit ab November 2026 bis Ende Juni 2027. Flexible Arbeitszeitmodelle und Home-Office sind bei uns selbstverständlich.

Neugierig?

Dann jetzt, rasch und unkompliziert bewerben, gerne mit Motivationsschreiben.

Hinweis: Wir besetzen diese Stelle ohne Unterstützung von externen Personaldienstleistern.

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